Bewaartermijn als werkgever
Als werkgever ben je verplicht om bepaalde gegevens van je werknemers te bewaren. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) legt vast dat je deze gegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is. Hoewel er geen specifieke bewaartermijn in de AVG staat, is het verstandig om duidelijk vast te leggen hoe lang je welke gegevens bewaart. Dit kan je doen in een privacy beleid, zodat je bij een mogelijke controle door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) goed voorbereid bent. Het is belangrijk dit goed op orde te hebben om zorgvuldig met de gegevens van je werknemers om te gaan en daarnaast om eventuele boetes te vermijden.
Hieronder geven we een overzicht van de bewaartermijnen voor verschillende soorten personeelsdocumenten.
Bewaartermijn van maximaal 4 weken tot 1 jaar
Gegevens die betrekking hebben op sollicitaties mogen slechts gedurende een beperkte tijd worden bewaard. Hieronder vallen:
- Sollicitatiebrieven
- CV’s
- Referenties
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Als een sollicitant wordt afgewezen, mag je de documenten maximaal vier werken bewaren. Als je deze gegevens wilt bewaren voor toekomstige vacatures, is het mogelijk om deze termijn te verlengen tot één jaar, mits je toestemming hebt gekregen van de sollicitant.
Bewaartermijn van 2 jaar na beëindiging dienstverband
Voor de meeste gegevens in het personeelsdossier geldt een bewaartermijn van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd. Dit betreft onder andere:
- De arbeidsovereenkomst
- Aanvullende overeenkomsten (addenda)
- Beoordelingsformulieren
- Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV
- Gegevens over ziekteverzuim
- Correspondentie over ontslag.
Bewaartermijn van 5 jaar na einde dienstverband
Bepaalde documenten moeten tot vijf jaar na het einde van het dienstverband worden bewaard, zoals:
- Formulieren met gegevens voor de loonheffingen
- Kopieën van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen
- Kopieën van beschikkingen of verklaringen van werknemers.
Bewaartermijn van 7 jaar na einde dienstverband
Voor sommige gegevens, met name fiscale informatie, geldt een bewaartermijn van zeven jaar na het einde van het dienstverband. De Belastingdienst kan deze informatie in deze periode opvragen. Dit omvat:
- Persoonlijke gegevens ex-werknemers (zoals naam, adres, woonplaats en burgerlijke staat)
- Datum van indiensttreding
- Fiscale informatie
- Complete salarisadministratie
- Aanvullende afspraken met betrekking tot salaris en arbeidsvoorwaarden.
Bewaartermijn langer dan 7 jaar
In sommige gevallen is het mogelijk om gegevens langer dan zeven jaar te bewaren, bijvoorbeeld als de werknemer daar toestemming voor heeft gegeven. Dit moet echter altijd zorgvuldig worden gedocumenteerd en gerechtvaardigd.
Overige bewaartermijnen
Voor gegevens zoals etniciteit, herkomst, identiteitsbewijzen van vreemdelingen, en documenten met betrekking tot loonbeslag geldt een minimale bewaartermijn van vijf jaar na het einde van het dienstverband, zonder een vastgestelde maximale termijn.
Wat doe je na afloop van de bewaartermijn?
Wanneer de bewaartermijn is verstreken, is het belangrijk om de gegevens op een veilige manier te vernietigen. Papieren documenten kunnen bijvoorbeeld worden versnipperd, het verstrijken van de terwijl digitale bestanden veilig verwijderd of gearchiveerd moeten worden.
Meer weten?
Wil je meer informatie over het uitbesteden van je personeelsadministratie of heb je vragen over de bewaartermijnen? Neem contact op met een van onze adviseurs. We staan klaar om je verder te helpen.