Aanmelden als werkgever
Bij het aannemen van personeel komt veel kijken, en het is belangrijk om als werkgever goed voorbereid te zijn. De eerste stap is het aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Dit is nodig om een loonheffingsnummer te ontvangen, waarmee je loonheffingen kunt afdragen. Deze aanmelding doe je via een schriftelijk formulier. Zodra de Belastingdienst je aanvraag ontvangt, duurt het ongeveer vijf werkdagen voordat je het loonheffingsnummer krijgt. Als de startdatum van het dienstverband verder in de toekomst ligt, ontvang je het nummer binnen vijf werkdagen na de eerste werkdag van je werknemer.
Identiteit van de werknemer vaststellen
Voordat je werknemer aan de slag gaat, ben je verplicht zijn of haar identiteit vast te stellen. Dit doe je door een kopie van zowel de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs, ID-kaart of paspoort, te maken. Als je de identiteit niet kunt vaststellen, moet je het anoniementarief toepassen. Dit betekent dat je 52% loonbelasting moet inhouden. Zodra de werknemer de documenten aanlevert, kan dit worden terugbetaald, eventueel met terugwerkende kracht, of via de aangifte inkomstenbelasting. Als je deze verplichting niet nakomt, loop je als werkgever het risico op een boete.
Gegevens voor de loonheffingen: wat moet je weten als werkgever
Wanneer je een werknemer in dienst hebt genomen, ben je verplicht om maandelijks of per vier weken elektronisch loonaangifte te doen bij de Belastingdienst. Een onderdeel hiervan is de loonheffingskorting, die kan worden toegepast als de werknemer dit schriftelijk heeft aangegeven via een ondertekend formulier. Hieronder lees je welke gegevens je nodig hebt en wat je moet regelen.
Om de loonaangifte correct in te dienen, heb je de volgende gegevens van de werknemer nodig:
- Naam en voorletters;
- Burgerservicenummer;
- Adres, postcode, woonplaats;
- Woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont;
- Geboortedatum;
- Een getekende loonheffingsverklaring, indien de werknemer de korting wil toepassen.
Uitzonderingen waarbij een loonbelastingverklaring niet nodig is:
- Medewerkende kinderen: Voor kinderen die onder de bijzondere regeling voor meewerkende kinderen vallen, pas je automatisch de loonheffingskorting toe.
- Werknemers met een AOW-uitkering: Voor medewerkers met een AOW-uitkering past de Sociale Verzekeringsbank (SVB) automatisch de loonheffingskorting toe op de uitkering, tenzij de uitkeringsgerechtigde schriftelijk verzoekt om de korting niet toe te passen. In dit geval pas je de korting dan niet toe op het loon.
Schriftelijke arbeidsovereenkomst
Hoewel het niet wettelijk verplicht is, is het aan te raden om een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen. Dit biedt duidelijkheid voor beide partijen en voorkomt mogelijke misverstanden.
Bewaarplicht
Als werkgever ben je verplicht om de gegevens voor de loonheffingen minstens vijf kalenderjaren na het jaar waarin de dienstbetrekking eindigt. De Belastingdienst kan steekproefsgewijs controles uitvoeren en de gegevens opvragen. Lees meer hier.
Meer weten of hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het inrichten van je salaris- of personeelsadministratie? Neem contact op met een van onze adviseurs, wij helpen je graag verder.